Одной из важной и необходимой составляющей управленческого учета является формирование и предоставление отчетности о финансово-хозяйственной деятельности предприятия руководству и акционерам компании. Во многих компаниях принято предоставлять отчетность за период (месяц, квартал, год) в виде презентаций.
В версии БИТ.ФИНАНС.Холдинг реализован механизм автоматического формирования отчетности в виде презентации в формате Microsoft PowerPoint.
Для формирования презентации используются следующие объекты системы:
Рассмотрим подробно настройку формирования презентации отчетности в системе:
В системе БИТ.ФИНАНС настройка выполняется в справочнике «Настройки презентаций отчетности» (раздел «Получение данных»).
В новой настройке указывается наименование. По команде «Загрузить» загружаем макет отчетности в виде файла Microsoft PowerPoint. Для выполнения дальнейших настроек элемент справочника необходимо записать.
По команде «Анализировать» система производит анализ загруженного макета. На разных закладках появляются данные, которые были распознаны в ходе анализа.
На закладке «Параметры» в поле «Значение» необходимо указать текст, который будет выведен на слайде презентации, либо выбрать источник данных из справочника «Источники данных» (или способ компоновки данных из справочника «Способы компоновки данных» и нужный элемент данных), в котором указан нужный текст или число. В колонке «Формат» можно указать необходимый формат текста или числа.
На закладке «Серии диаграмм» необходимо добавить диаграммы, которые присутствуют в презентации, по кнопке «Добавить», и указать для каждой из них источник данных (или способ компоновки данных и элемент данных), имена полей точек и серий, а также имя ресурса, например, «СуммаРеглОборот». Диаграммы могут содержать несколько серий, при этом данные для каждой серии могут получаться из разных источников данных.
На закладке «Таблицы» необходимо выбрать источник данных из справочника «Источники данных» или способ компоновки данных из справочника «Способы компоновки данных» и нужный элемент данных. После выполнения всех настроек нажать кнопку «Записать и закрыть».
Для формирования презентации предназначена обработка «Презентация отчетности» (раздел «Получение данных»).
В форме обработки выбирается настройка, имя каталога, в который будет сохранена презентация, период, за который будут получены данных для презентации.
Также можно установить значения для отбора данных. Поля отбора настраиваются в справочнике «Источники данных» (закладка «Отбор – Отбор в отчете») в источниках, которые используются для получения данных для презентации (для параметров, диаграмм и таблиц).
По кнопке «Сформировать» автоматически будет сформирован файл презентации с заполненными данными.
MDM (Master Data Management) - Управление основными данными, управление мастер-данными — совокупность процессов и инструментов для постоянного определения и управления основными справочными данными компании.
Обмен данными между информационными базами, для целей MDM, организован с помощью REST-сервиса, который доступен в платформе 1С, начиная с версии 8.3.5 Подробно про REST-сервис можно узнать на диске ИТС - http://its.1c.ru/db/v83doc/bookmark/dev/TI000001358
Основными объектами, используемыми для настройки подсистемы MDM, являются:
В целях безопасности по-умолчанию все объекты конфигурации не видны для REST сервиса. Для обеспечения работы с объектами через REST сервис необходимо включить доступ к необходимым объектам с помощью обработки «Установить состав стандартного интерфейса OData» (Раздел «Настройки (БИТ)» - Сервис – Установить состав стандартного интерфейса OData).
Флажками, следует выделить те объекты, доступ к которым необходимо предоставить через REST сервис, т.е. следует отметить те объекты, которые будут участвовать в обмене. И нажать кнопку «Выполнить». Данную обработку следует выполнить также и в удаленных базах.
В данном справочнике храниться перечень видов информационных баз, с которыми будет происходить обмен данными. Считается, что базы одного вида, если у них одинаковая конфигурация. Данный справочник также используется для механизма получения данных из внешних информационных баз с помощью источников данных.
В данном справочнике хранится перечень внешних информационных баз, с которыми предполагается взаимодействие. Настройка подключения задается как путь до базы или параметры серверного подключения. Проверить работоспособность настроенного внешнего подключения возможно с помощью кнопки «Проверить». Для работы с информационной базой в блоке MDM, у вида информационной базы должна быть настройка внешнего подключения с Видом подключения = REST сервис.
Данный справочник предназначен для хранения описания структуры данных объектов, которые подлежат к обмену. Справочник заполняется автоматически при выборе объекта обмена в Панели управления (MDM) или с помощью команды «Заполнить» в командной панели.
Данный регистр сведений предназначен для назначения объектов обмена, изменения в которых необходимо регистрировать и передавать во внешние информационные базы. В данном регистре сведений указывается:
Режим обработки – Фоновый или Регламентный.
Если установлен режим «Регламентный», то выполнение подготовки обмена и выполнения обмена должно производиться с помощью регламентных заданий «Подготовка обмена (БИТ.ФИНАНС.MDM)» и «Выполнение обмена (БИТ.ФИНАНС.MDM)»
Если установлен режим «Фоновый», то подготовка обмена и выполнение обмена будут производиться в фоновом режиме. То есть если, например, будет записан новый элемент справочника «Контрагенты» то элемент появится во внешних информационных базах с минимальной задержкой, определяемой скоростью выполнения фоновых заданий на сервере, что создает иллюзию работы в одной информационной базе. Данный режим не рекомендуется использовать для справочников, которые имеют большое количество изменений, так как это может привести к большой нагрузке на сервер.
Режим изменений – «Обычный» или «По Заявке».
Если установлен режим «Обычный», то все изменения регистрируются в обычном режиме работы.
Если установлен режим «По Заявке», то для того чтобы внести изменения в справочник, необходимо ввести документ «Заявку на изменение» или «Заявку на удаление», после согласования которых, изменения смогут вступить в силу.
Данный регистр сведений предназначен для назначения правил подготовки обмена. В регистре сведений указывается:
Данный справочник предназначен для хранения правил обмена. В данном справочнике указывается:
На данный момент в справочнике возможно сопоставить только реквизит Источника с реквизитом Приемника с одним и тем же типом данных. Данный механизм будет развиваться для реализации сложных правил обмена.
Если информационные базы одного вида или структура справочников совпадает, то настройку правил обмена производить не нужно. Правила обмена необходимо если обмен будет производится между разными видами информационных баз с отличной структурой справочников.
Данный справочник предназначен для хранения объектов обмена, которые были зарегистрированы в текущей информационной базе и объекты обмена из внешних информационных баз. В справочнике имеются следующие реквизиты и команды:
Данный справочник предназначен для хранения объектов обмена, которые являются справочниками с типом Иерархия элементов, которые были зарегистрированы в текущей информационной базе и объекты обмена из внешних информационных баз. Данный справочник повторяет возможности и структуру справочника «Объекты обмена».
Данный справочник предназначен для хранения значений перечислений, которые используются в объектах обмена. Элемент справочника содержит следующие реквизиты:
Для того чтобы облегчить процесс настройки и администрирования блока MDM была разработана Панель управления (БИТ.ФИНАНС.MDM). Данная панель управления позволяет:
Для контроля процесса изменения данных с помощью документов «Заявка на изменение НСИ» и «Заявка на удаление НСИ» в регистре сведений «Правила регистрации изменений» необходимо назначить «Режим изменений» - «По заявке».
С помощью документа «Заявка на изменение НСИ» инициатор может отразить необходимость изменения или создания нового элемента справочника. Документ содержит в себе следующие реквизиты:
С помощью документа «Заявка на удаление НСИ» инициатор может ввести заявку на удаление элемента справочника. Документ содержит в себе следующие реквизиты:
В предварительной версии блока MDM действуют следующие ограничения:
Обмен данными может не производится для справочников со сложной структурой данных. Для справочников, которые имеют реквизиты примитивных типов ограничений для обмена нет.
В версии БИТ.ФИНАНС.Холдинг реализована подсистема «Управление закупками». Подсистема предоставляет возможности для оперативного планирования закупок на основании потребностей центров финансовой ответственности компании в материально-технических ресурсах, оборудовании и услугах.
Схема бизнес-процесса управления закупками в системе БИТ.ФИНАНС выглядит следующим образом:
В релизе 3.1.18 реализованы следующие объекты подсистемы «Управление закупками»:
Документ предназначен для фиксации центрами финансовой ответственности потребностей в материально-технических ресурсах, услугах и оборудовании в оперативном режиме.
Документ имеет три вида операции: Товары, Услуги и Оборудование.
В табличной части документа фиксируются потребности ЦФО. В колонке «Номенклатура» можно выбирать конкретную номенклатуру, если она известна и внесена в справочник «Номенклатура». Если номенклатура неизвестна, то можно вручную вбить в ячейке название необходимого товара, например, «Компьютер». При записи документа будет автоматически создан элемент справочника «Потребности». В дальнейшем можно будет выбирать необходимый товар, услугу или оборудование, как из справочника «Номенклатура», так и из справочника «Потребности».
Документ проходит согласование ответственными лицами компании. После утверждения на основании «Заявки на потребность» могут быть созданы документы «Передача в обеспечение со склада» или «Заявка на закупку».
Документ создается на основании документа «Заявка на потребность» сотрудником отдела, отвечающего за материально-техническое обеспечение в случае, если затребованные материалы, товары или оборудование есть на складе, и нет необходимости в их закупке.
При проведении документа «Передача в обеспечение со склада» документ «Заявка на потребность» переходит в статус «К выдаче».
Документ создается на основании документа «Заявка на потребность» сотрудником отдела, отвечающего за материально-техническое обеспечение либо сотрудником отдела закупок в случае, если затребованные материалы, товары, оборудование, услуги необходимо закупить у поставщика. По сути это заказ поставщику на приобретение ТМЦ, услуг или оборудования.
Табличная часть документа заполняется данными документа «Заявка на потребность» (остатками потребностей, в случае если на часть из них уже были созданы ранее документы «Передача в обеспечение со склада» или «Заявка на закупку»).
Если в Заявке на потребность не была указана номенклатура, а только потребность, то в данном документе уже необходимо выбрать конкретные позиции номенклатуры из справочника «Номенклатура». Также обязательными для заполнения являются реквизиты «Контрагент» и «Договор».
В табличной части доступны функции подбора номенклатуры, изменения данных табличной части (подбор номенклатуры из документов, изменение цен на процент и др.). Также в документе реализовано автоматическое заполнение цен номенклатуры из регистра «Цены номенклатуры» при выборе типа цен.
При проведении документа может осуществляться контроль по Бюджету закупок или по Бюджету доходов и расходов (если к закупке планируются услуги). Контроль по бюджетам включается в Настройках программы (БИТ). Для проведения документа сверх бюджета необходимо установить флаг «Сверх бюджета».
Документ «Заявка на потребность» при проведении документа «Заявка на закупку» меняет свой статус на статус «В закупке».
Документ проходит согласование ответственными лицами компании. После перехода в статус «Утверждена» на основании «Заявки на закупку» может быть создан документ «Поступление товаров и услуг». Одновременно с документом «Поступление товаров и услуг» создается документ параллельного учета «Отражение факта закупки».
Документ создается на основании документа «Заявка на закупку» одновременно с документом «Поступление товаров и услуг».
Табличная часть документов «Поступление товаров и услуг» и «Отражение факта закупки» заполняется остатками номенклатуры из документа-основания – «Заявки на закупку».
Также документ «Отражение факта закупки» содержит ссылки на документы «Заявка на закупку» и «Заявка на потребность», чтобы можно было отследить движение потребности от момента фиксации до момента поступления. В документе можно вносить изменения, если это необходимо, не затрагивая при этом типовой документ «Поступление товаров и услуг».
Флаг «Не синхронизировать» устанавливается автоматически при создании документа на основании Заявки на закупку. Это означает, что при изменении данных в документе «Поступление товаров и услуг» данные в документе «Отражение факта закупки» автоматически не изменятся.
Документ при проведении отражает факт закупки номенклатуры по «Заявке на закупку» и «Заявке на потребность», а также по настройке (в регистре «Настройки БИТ») может отражать факт по Бюджету закупок или по Бюджету доходов и расходов.
При проведении документа «Отражение факта закупки» документ «Заявка на потребность» переходит в статус «К выдаче», а документ «Заявка на закупку» – в статус «Исполнена» или «Частично исполнена».
Документ создается на основании документа «Заявка на потребность» в момент выдачи товарно-материальных ценностей со склада сотруднику ЦФО.
Табличная часть документа заполняется списком номенклатуры, которая была закуплена по заявке на потребность, либо имеется в наличие на складе (это должно быть отражено документом «Передача в обеспечение со склада»).
При проведении документа «Заявка на потребность», на основании которой он создан, переходит в статус «Исполнена» или «Частично исполнена».
На основании документа может быть создан документ «Требование–накладная», фиксирующий передачу материалов в производство.
По просьбам клиентов и с учетом нашего проектного опыта мы добавили следующие настройки в регистр сведений «Настройки программы (БИТ)»:
Для каждой из настроек можно выбрать одно из трех значений:
Также для контроля сумм и сроков договоров в документ «Проект договора – Дополнительное соглашение» был добавлен новый признак «Дополняются условия основного договора». Если у дополнительного соглашения установлен данный флаг, то сумма или срок этого дополнительного соглашения учитывается при расчете общей суммы или срока договора.
Примечание. Все контроли по суммам производятся в валюте регламентированного учета.
Проверяется сумма документа «Дополнительные условия по договору», не превышает ли она общую сумму Проекта договора или Договора контрагента, указанного в документе, с учетом уже проведенных документов «Дополнительные условия по договору».
Проверяется сумма документа «Заявка на расходование денежных средств», не превышает ли она общую сумму Проекта договора или Договора контрагента, указанного в документе, с учетом уже проведенных документов «Заявка на расходование денежных средств». Контроль происходит только для тех видов операций, где есть возможность указать договор контрагента.
Проверяется сумма документа «Заявка на затраты», не превышает ли она общую сумму Проекта договора или Договора контрагента, указанного в документе, с учетом уже проведенных документов «Заявка на затраты».
Проверяется дата расхода документа «Заявка на расходование денежных средств», входит ли она в период действия Проекта договора или Договора контрагента, указанного в документе, учитывая период действия всех дополнительных соглашений к этому договору.
Проверяется дата расхода документа «Заявка на затраты», входит ли она в период действия Проекта договора или Договора контрагента, указанного в документе, учитывая период действия всех дополнительных соглашений к этому договору.
По многочисленным просьбам клиентов, мы добавили в наш механизм оповещений возможность отправлять уведомления по договорам. Для этого мы добавили три новых Вида события в оповещениях:
Для этих видов событий добавилась закладка «Настройка отбора», на которой возможно добавить критерии отбора, по которым будут отобраны договоры контрагентов или дополнительные условия по договору. Также на этой закладке добавлен важный реквизит «Кол-во дней для проверки», с помощью этого реквизита определяется, за сколько дней необходимо проверять договоры контрагентов или дополнительные условия по договору.
В справочник «Шаблоны сообщений» добавлена команда «Шаблон по умолчанию», которая доступна только для видов событий: «Документы для визирования», «Напоминания по графику начислений», «Напоминания по графику платежей» и «Окончание срока действия договора». При нажатии на эту кнопку шаблон сообщения заполняется по умолчанию текстом сообщения с кодом html для формирования сообщения в виде таблицы со списком объектов.
Также было разработано новое регламентное задание «Зарегистрировать напоминания по договорам», которое и регистрирует события для оповещений по договорам в соответствии с заданным ему расписанием.
Примечание. События для оповещений регистрируются только с помощью регламентного задания «Зарегистрировать напоминания по договорам».
По просьбам пользователей системы в документ «Дополнительные условия по договору» была добавлена возможность переноса дат в графике платежей и графике начислений, приходящихся на выходные и праздничные дни.
Платежи и начисления можно перенести либо на следующий, либо на предыдущий рабочий день. Выходные, праздничные и рабочие дни определяются по производственному календарю, указанному в «Настройки программы (БИТ)».
По просьбам пользователей в систему БИТ.ФИНАНС добавлена возможность учета отправленных и полученных претензий и исков по договорам. Для этого в Договоре контрагента и Проекте договора добавлена закладка «Претензионно-исковая работа», на которой создаются и отображаются документы «Претензия» и «Исковое требование» по этому договору.
Документ «Претензия» выглядит следующим образом:
Документ «Исковое требования» выглядит следующим образом:
В этих документах также есть возможность прикреплять внешние файлы, скан-копии претензий или исков и ответов на них. Также в документе имеется возможность использования дополнительных печатных форм (например, для создания шаблонов претензий или исковых требований в MS Word).
Также был разработан отчет «Претензионно-исковая работа», в котором можно вывести претензии и исковые требования с необходимыми отборами и полями.
Чтобы рассчитать стоимость Вашего проекта, заполните форму заявки и мы свяжемся с Вами в рабочее время в течение 2 часов